FIPA Magazin: Zeitmanagement für Ingenieure

Nur Sie können diese Frage beantworten. Denn niemand kennt Ihr Zeitmanagement so gut, wie Sie selbst. Vielleicht gehören Sie zu den Menschen, die erst durch Prokrastination Höchstleistungen erbringen. Ein Blick in Studien zeigt indes: Ingenieure unterliegen hohem Leistungsdruck und suchen nach mehr Work-Life-Balance. Doch wer sich bemüht, in seiner Freizeit zwanghaft zu entspannen, fühlt sich nicht automatisch besser im Büro und erzielt nachweislich auch nicht mehr gute Ergebnisse bei der Konstruktion neuer Vakuumkomponenten. Das Konzept, freie Zeit stressfrei zur Regeneration zu nutzen klingt im ersten Moment logisch, ist aber dennoch paradox. Denn Arbeit ist nur dann erfolgreich, wenn Sie ebenso „entspannt“ verläuft, wie Freizeit.

Wer es mag, Vakuumkomponenten oder Greifertechnik und Co. zu konstruieren, wird merken, dass das gute Gefühl beim Gang ins Büro in Kombination mit gelungener Zeitplanung die eine oder andere konstruktive Hürde schnell vergessen macht. Denn wirklich gut genutzte Konstruktionszeit kann Ihr Leben ähnlich bereichern wie Freizeit. Viele Ingenieure bedienen sich in Sachen Zeitmanagement der Klassiker To-do-list, Mind Map oder auch Kanban. Aber es gibt noch andere Ansätze, die helfen können, beispielsweise innovative Vakuumkomponenten noch effizienter zu konstruieren.

Variante 1 ist die sogenannte ALPEN-Methode: Legen Sie zuerst alle zu erledigenden Aufgaben fest. Aus Erfahrungswerten schätzen Sie für jede Aufgabe im Konstruktionsprozess der Vakuumkomponente die benötigte Zeit zur Erledigung. Bleiben Sie dabei bitte realistisch! Wer weiß, dass das Laden seiner Auto-CAD Zeichnung 30 Minuten dauert, sollte das berücksichtigen. Planen Sie Puffer ein. Es sei denn, Sie haben keinen Chef, kein Telefon oder keine Bedürfnisse wie Hunger oder Durst. Das aber wäre fatal, denn der Gang zur Teeküche hat schon so manch gute Idee aus dem Unterbewusstsein geholt. Vergeben Sie für die Hauptaufgaben Prioritäten und starten Sie beim Wichtigsten. Kontrollieren Sie sich und das Ergebnis: War Ihre Schätzung gut? Haben Sie länger gebraucht? Mit der Routine kommen auch die Effizienz und eine gewisse Ruhe.

In der Eisenhower-Matrix teilt man alle Aufgaben in Kategorien ein. Jetzt klassifiziert man nach Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend). Legen Sie – gern grafisch – vier Quadranten (I bis IV) fest. Der Erste steht für dringend & wichtig, während der II. nicht dringend, aber wichtig ist. Im III. sind dringende Themen, die eher unwichtig sind, während IV nicht dringende und noch dazu unwichtige Aufgaben erfasst. Als Konstrukteur für Vakuumkomponenten wird sich vieles unter I finden, was Sie anderen Kollegen für deren weitere Arbeitspakete liefern müssen. Ist Kategorie I tagfüllend blockiert, kommen Sie um das Delegieren von Aufgaben III und IV nicht herum.

Mit Getting Things Done (GTD) kommen Konstrukteure mit Affinität zum Visualisieren auf ihre Kosten. Dabei werden alle Aufgaben in kontextbezogenen Listen erfasst und verwaltet. Und das nach einem denkbar einfachen Prinzip, das vor allem Konstrukteuren die neue Bauteile, z. B. für innovative Vakuumkomponenten unter Zeitdruck entwickeln müssen, das Leben erleichtert:

1. Sammeln Sie alle Tätigkeiten, die erledigt werden müssen in einem logischen und vertrauenswürdigen System außerhalb Ihres Kopfes und sei es eine Excel-Liste.

2. Entscheiden Sie diszipliniert über jeglichen Input, den Sie in Ihr Leben lassen.

Nur so hat man den nächsten Schritt im Auge! GTD trennt Termine und Aufgaben. Termine werden in einem Kalender festgehalten und Aufgaben systematisch und im Kontext geordnet. Kalender und Kontextlisten sind Hilfsmittel, die bei der GTD-Methode helfen, „lose Enden“ zu verknüpfen. Darunter versteht der Erfinder David Allen alle Tätigkeiten, Ziele, Projekte und Verpflichtungen, die unerledigt sind. Kommt Ihnen das bekannt vor? Vielleicht machen Sie das intuitiv schon mit dem E-Mail Programm. Werfen Sie einen genauen Blick auf die Features von Outlook & Co – Sie werden staunen, was möglich ist.

Vielleicht konnte Ihnen diese kleine, feine Auswahl an Methoden zum Zeitmanagement ein paar erste interessante Impulse geben. Und damit Ihr schon jetzt Ihr Arbeitsleben merklich leichter machen. Möglich auch, dass Sie erst jetzt ein „einfaches“ Mail-Programm als Ihr Mittel der Wahl entdecken um künftig bei der Vielzahl an Konstruktionsaufgaben und Administration nicht so schnell den Blick für das Wesentliche zu vergessen – die Freude an Ihrem Job. Wenn Sie zu den Ingenieuren zählen, die sich noch mehr Informationen zum Zeitmanagement wünschen oder aber sogar Wert auf wissenschaftlich fundierte Ansätze legen, sei Ihnen der zweite Teil unserer Serie zum Zeitmanagement empfohlen.