FIPA Magazin: Zeitmanagement für Ingenieure

Ganz ohne Wissenschaft, dafür aber sehr kreativ, zeigt sich die Pomodoro-Technik. Dabei sieht sie auf den ersten Blick eher aus wie ein Zeitkiller. Denn sie sieht in regelmäßigen Unterbrechungen den Schlüssel zu mehr Effizienz. Das klingt erst einmal nach einem Widerspruch, oder? Erfunden vom Italiener F. Cirillo nutzt die Pomodoro-Technik einen Kurzzeitwecker  – Cirillo nutzte eine Pomodoro, eine Küchenuhr.  Die tägliche Arbeit bei der Konstruktion neuer Vakuum-komponenten wird in Abschnitte von 25 Minuten geteilt. Die Methode geht davon aus, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern. Wer es testen möchte, versucht folgendes: 1.) Formulieren Sie Ihre Aufgabe schriftlich. 2.) Stellen Sie einen Wecker auf 25 Minuten ein. 3.) Arbeiten Sie bis zum Klingeln des Weckers konzentriert und ohne jegliche Ablenkung an der Aufgabe. 4.) Machen Sie dann fünf Minuten Pause und beginnen Sie mit den nächsten 25 Minuten Arbeit. Nach jeweils vier Pomodori machen Sie 15 Minuten Pause. Cirillo erkannte, dass so bessere Ergebnisse in kürzeren Zeiten entstehen. Auch, weil man nach jeder Einheit die erledigte Arbeit als solche markiert – diese „Belohnung“ wirkt sich positiv auf den Workflow aus.

In vielen Berufen macht man sich den Pareto-Effekt zunutze. Das statistische – und damit wissenschaftliche – Phänomen besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Für die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen Sie hingegen mit 80 % die meiste Arbeit. Wer nach diesem Prinzip handelt, muss alle Aufgaben suchen, die sich mit einem durchschnittlichen Aufwand von 20 % erledigen lassen und hat zum Feierabend 80 % seiner Arbeiten erledigt. Häufig findet sich das Pareto-Prinzip bei der Projektentwicklung, um die wichtigsten Arbeitspakete zu erkennen und relativ schnelle Fortschritte zu erzielen.

Der sogenannte Zeigarnik-Effekt macht sich den psychologischen Effekt zur Erinnerung an abgeschlossene – im Gegensatz zu unterbrochenen – Aufgaben zunutze. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass unterbrochene, unerledigte Aufgaben besser erinnert werden, als abgeschlossene, erledigte. Erstaunlich vor allem, weil das auch gilt, wenn für unterbrochene Aufgaben weniger Zeit aufgebracht wurde als für erledigte Aufgaben. Die Wissenschaft erklärt das mit der Feldtheorie nach Lewin: Eine angefangene Aufgabe baut eine aufgabenspezifische Spannung auf, die die kognitive Zugänglichkeit der relevanten Inhalte verbessert. Diese Spannung fällt nach Erledigung der Aufgabe weg. Wird die Aufgabe aber unterbrochen, wird der Spannungsabbau verhindert. Bestehende Spannung macht wiederum Inhalte leichter verfügbar.

Alle Tools und Tipps, die wir Ihnen in den beiden Artikeln vorgestellt haben und die Ihnen im Lauf Ihres Lebens als Konstrukteur begegnen werden, machen Ihren Tag nicht länger. Aber Sie können einen wertvollen Beitrag leisten, um Ihr Arbeitsleben zu entspannen. Und damit auch, den täglichen Gang ins Büro voller Tatendrang und neuer Ideen für innovative Vakuumkomponenten zu starten.